01 / Perimetro
Cluster: portali e canale B2B
Portale B2B per distributori, collegato ai tuoi dati reali
Un rivenditore che ordina per mail o su WhatsApp genera lavoro a valle: qualcuno interpreta la richiesta, controlla la disponibilità, riscrive tutto nel gestionale. Con un portale collegato al gestionale l'ordine lo fa il cliente, con il suo listino e la giacenza vera, e arriva già pulito.
Cosa il portale legge dal gestionale
- Anagrafiche clienti
- Listini per cliente
- Scontistiche
- Giacenze
- Storico ordini
- Condizioni di fido
- Stato pagamenti
- Articoli e varianti
Il portale non è un archivio parallelo: legge dai sistemi dove i dati vengono decisi. Se il listino cambia nel gestionale, cambia nel portale — senza che nessuno aggiorni un file.
- Per chi
- Produttori e distributori che vendono a rivenditori, agenti o filiali con listini e condizioni differenziate.
- Cosa consegno
- Il portale d'ordine e il collegamento al gestionale: listini per cliente, giacenze reali, validazione e ordine in ingresso.
- Tempo indicativo
- Stima, non impegno contrattuale: 6–12 settimane, in funzione del catalogo e delle regole commerciali da riprodurre.
- Non è
- Non è un negozio al pubblico e non gestisco l'incasso online: il portale replica le condizioni di credito che hai già con i tuoi clienti.
02 / Diagnosi
Il costo nascosto dell'ordine per mail
Ogni ordine che arriva scritto in libertà va tradotto da qualcuno
Il rivenditore scrive «mandami 12 di quello grande». Qualcuno in ufficio capisce, controlla, sceglie il codice, verifica la disponibilità, applica lo sconto giusto e riscrive nel gestionale. Quel qualcuno è il collo di bottiglia del tuo canale.
L'ufficio commerciale fa da centralino, non da commerciale
Le telefonate per chiedere se un articolo c'è, a che prezzo e quando arriva occupano le ore che servirebbero a vendere. Sono richieste legittime a cui il cliente potrebbe rispondersi da solo, se avesse accesso al dato.
Il listino sbagliato è un margine perso, non un errore formale
Quando le condizioni per cliente stanno in un file aggiornato a mano, prima o poi qualcuno applica lo sconto di un altro. Non lo scopri nell'ordine: lo scopri nel margine di fine trimestre.
Vendere quello che non c'è costa più di non vendere
Confermare un articolo esaurito significa una telefonata di scuse, una consegna parziale e un cliente che la volta dopo chiama un concorrente. La giacenza vecchia di un giorno è esattamente il modo in cui succede.
Il riordino dovrebbe essere il caso facile, e invece è manuale come gli altri
La maggior parte degli ordini di un rivenditore assomiglia al suo ordine precedente. Senza uno storico consultabile, ogni riordino viene ricostruito da zero da entrambe le parti.
Prima e dopo, sullo stesso canale
Non sono risultati misurati su clienti: sono i cambiamenti di processo che un portale collegato al gestionale produce, descritti per quello che sono.
| Processo | Prima | Dopo |
|---|---|---|
| Ordine da rivenditore | Arriva per mail o messaggio, qualcuno lo interpreta e lo riscrive nel gestionale. | Il cliente lo inserisce nel portale con il suo listino, ed entra già validato. |
| Verifica disponibilità | Telefonata all'ufficio, che guarda il gestionale e richiama. | La giacenza è nel portale, letta dal gestionale nel momento della richiesta. |
| Prezzi e sconti | Un file per cliente, aggiornato quando qualcuno se ne ricorda. | Il listino del cliente è quello del gestionale, senza copie intermedie. |
| Riordino | Il cliente ricorda cosa aveva preso, l'ufficio ricostruisce le righe. | Storico consultabile e riordino in un clic, senza passare dall'ufficio. |
| Cliente bloccato | L'ordine entra, e l'amministrazione lo ferma dopo. | Le regole di fido si applicano quando l'ordine viene fatto, non a valle. |
| Stato dell'ordine | Il cliente chiama per sapere se è partito. | Lo stato è nel portale, aggiornato dal gestionale. |
03 / Soluzione
Un canale d'ordine sui dati veri
Un portale che mostra i tuoi dati, non una copia dei tuoi dati
I tuoi clienti non devono telefonare per sapere se un articolo c'è.
La differenza fra un portale utile e un catalogo online sta tutta in una cosa: da dove prende i dati. Un portale che espone un catalogo caricato a mano è un altro archivio da mantenere, e diverge dal gestionale nel giro di poche settimane. Un portale che legge listini, giacenze, condizioni e storico dal gestionale nel momento in cui il cliente guarda è invece una finestra sui dati veri, e non aggiunge lavoro a nessuno. Sopra questo principio si costruiscono le regole commerciali che hai già: chi vede quali articoli, a che prezzo, con quali quantità minime, entro quale fido. L'ordine che ne esce non ha bisogno di essere interpretato, perché è nato dentro i vincoli giusti.
Flusso dei dati
Ogni utenza vede solo il suo
Rivenditori, agenti e filiali hanno accessi distinti: listino proprio, storico proprio, condizioni proprie. Un agente può operare per i clienti che gli sono assegnati, non per gli altri.
Giacenza letta al momento
La disponibilità non è un numero copiato la notte prima: viene chiesta al gestionale quando il cliente guarda. Si può scegliere se mostrarla come quantità esatta o come fascia, quando il numero esatto è un'informazione commerciale.
Validazione prima dell'invio
Quantità minime e multipli di confezione, codici esistenti, articoli fuori catalogo, superamento del fido: i controlli si applicano mentre il cliente compone l'ordine, non dopo che l'ha mandato.
Ordine che entra pulito
L'ordine arriva nel gestionale con i codici articolo, le quantità e le condizioni già corrette, pronto per la logistica. Nessuno lo ribatte e nessuno lo interpreta.
Funzioni che di solito servono davvero
- Listini personalizzati per cliente, presi dal gestionale e non da un file aggiornato a mano
- Disponibilità di magazzino in tempo reale, così nessuno vende quello che non c'è
- Ordini che entrano nel gestionale già validati, senza reinserimento
- Storico ordini e riordino in un clic per il rivenditore, senza passare dall'ufficio
- Regole di fido e stato dei pagamenti applicati al momento dell'ordine
- Schede prodotto con documentazione tecnica e schede di sicurezza scaricabili dal cliente
- Accesso per gli agenti che ordinano per conto dei clienti assegnati
- Stato dell'ordine e documenti di trasporto visibili al rivenditore, aggiornati dal gestionale
04 / Specifiche
Cosa determina la complessità
Le specifiche del portale
La complessità di un portale B2B non sta nella grafica: sta in quante regole commerciali diverse devi riprodurre e in quanto è pulito il catalogo che hai nel gestionale.
Accessi e visibilità
- Chi entra
- Rivenditori, agenti, filiali. Ogni utenza vede il proprio listino e il proprio storico, non quello degli altri.
- Ruoli
- Più utenti per la stessa azienda cliente, con la possibilità di distinguere chi compone l'ordine e chi lo conferma.
- Agenti
- Un agente opera per i clienti che gli sono assegnati, con i listini di ciascuno e uno storico separato.
- Catalogo visibile
- Si può limitare per categoria, marchio o area geografica, se le tue condizioni di distribuzione lo richiedono.
Dati e prezzi
- Provenienza
- Letti dal gestionale al momento della richiesta, non da una copia esportata la sera prima.
- Listini
- Listino di riferimento, scontistiche per cliente e per categoria, promozioni con data di inizio e fine.
- Giacenza
- Quantità esatta oppure fascia di disponibilità, a seconda di quanto vuoi esporre.
- Catalogo
- Articoli, varianti, unità di misura, multipli di confezione, immagini e documentazione tecnica.
Ordine
- Validazione
- Codici esistenti, quantità minime e multipli, articoli non più a catalogo, superamento del fido.
- Ingresso nel gestionale
- L'ordine entra già validato su codici, quantità e condizioni del cliente, pronto per la logistica.
- Pagamento
- Restano le condizioni che hai già con il cliente. Il portale non incassa: mostra il fido e lo stato dei pagamenti.
- Riordino
- Da storico o da liste ricorrenti, con controllo che gli articoli siano ancora a catalogo.
Esercizio
- Uso da mobile
- L'interfaccia funziona su telefono: molti ordini nascono in negozio o in magazzino, non alla scrivania.
- Se il gestionale non risponde
- Il portale resta consultabile e l'ordine viene messo in coda: si comunica al cliente lo stato reale, non un falso successo.
- Codice e infrastruttura
- Sorgente, documentazione e accessi consegnati e intestati a te.
- Adozione
- Si parte con pochi rivenditori pilota. Il canale vecchio resta aperto finché il portale non ha dimostrato di funzionare.
Incluso in un progetto di portale B2B
- Analisi delle regole commerciali reali, comprese le eccezioni che nessuno ha mai scritto
- Documento di architettura con il modello dei dati e l'integrazione verso il gestionale
- Sviluppo del portale, dell'integrazione e delle validazioni, con code review fatta da me
- Gestione degli errori di comunicazione con il gestionale e coda degli ordini
- Avvio con rivenditori pilota, con il canale precedente ancora attivo
- Documentazione tecnica, consegna di codice e accessi, assistenza post-rilascio concordata
Non incluso, e lo dico prima
- Vendita al consumatore finale e incasso online: non è questo il perimetro
- Produzione di fotografie e schede prodotto: il portale mostra quello che hai
- Bonifica del catalogo nel gestionale oltre a quanto serve al portale, se non concordata a parte
- Hosting e infrastruttura, che restano intestati a te
- Formazione estesa della rete vendita oltre al materiale di avvio e al passaggio di consegne
- Qualunque promessa di aumento degli ordini: non si può garantire e non la faccio
05 / Percorso
Dal catalogo ai primi ordini reali
Come si arriva al portale in uso
Un portale B2B fallisce quasi sempre per un motivo solo: i rivenditori non lo usano. Per questo si parte da pochi clienti pilota e dal caso d'uso più frequente, non dal catalogo completo.
- 01
Analisi commerciale
Ricostruisco le regole vere: chi compra a quali condizioni, quali eccezioni esistono e chi le decide. È la parte che di solito non è scritta da nessuna parte.
- Cosa ricevi
- Documento delle regole commerciali e dei casi limite da gestire.
- Durata
- 1–2 settimane (stima)
- 02
Architettura e integrazione
Definisco cosa il portale legge dal gestionale, con quale frequenza, e come l'ordine rientra. Qui si scopre cosa il gestionale espone per davvero.
- Cosa ricevi
- Documento di architettura, modello dei dati e piano di integrazione.
- Durata
- 2–3 settimane (stima)
- 03
Sviluppo a milestone
Prima il percorso d'ordine completo su un sottoinsieme del catalogo, poi le funzioni accessorie. A ogni consegna c'è qualcosa che un rivenditore può provare.
- Cosa ricevi
- Milestone provabili in ambiente di test, una funzione alla volta.
- Durata
- Variabile per progetto
- 04
Pilota e rilascio
Si apre a pochi rivenditori scelti, si guarda dove si bloccano e si corregge. Il canale vecchio resta attivo finché i numeri del portale non lo rendono superfluo.
- Cosa ricevi
- Portale in produzione, materiale di avvio, documentazione e accessi consegnati.
- Durata
- 2–4 settimane (stima)
La fase di analisi e progettazione di un portale B2B può rientrare nel bando regionale Doppia Transizione Marche 2026. Il massimale del contributo non copre lo sviluppo completo: copre bene la parte di analisi e architettura.
06 / Domande frequenti
Le stesse che mi fanno al telefono
Domande sul portale B2B per distributori
Rispondo qui a quello che chiedono quasi tutti nella prima mezz'ora. Se manca la tua, scrivimela.
01Che differenza c'è fra un portale B2B e un negozio online?
Il pubblico e le regole. Un portale B2B non vende al consumatore: espone a clienti identificati il loro listino, le loro condizioni e il loro storico, e riproduce vincoli che nel commercio al pubblico non esistono — quantità minime, multipli di confezione, fido, catalogo differenziato per area. Non gestisco l'incasso online: le condizioni di pagamento restano quelle che hai già concordato con i tuoi clienti, e il portale le mostra.
02I miei rivenditori lo useranno davvero?
Solo se conviene a loro, non a te. Le due cose che funzionano sono il riordino da storico, perché fa risparmiare tempo, e la giacenza visibile, perché evita la telefonata. Per questo si parte da pochi rivenditori pilota e si guarda dove si bloccano davvero, con il canale precedente ancora aperto. Chi spegne mail e telefono il giorno del lancio si ritrova con gli ordini in meno e nessun dato per capire perché.
03Il portale funziona anche se il gestionale è in sede?
Sì, ed è il caso più comune. Si espone il minimo necessario verso l'esterno, in modo controllato: il portale non ha accesso libero al gestionale, chiede solo i dati che gli servono attraverso un canale definito. Le opzioni concrete dipendono da cosa il tuo gestionale mette a disposizione e dalla rete che hai, e si valutano in analisi prima di preventivare.
04Cosa succede se il gestionale non risponde?
Il portale resta consultabile con l'ultima informazione disponibile, dichiarata come tale, e l'ordine viene messo in coda e inviato quando il gestionale torna a rispondere. Il principio è non mentire al cliente: meglio dire «ordine ricevuto, in attesa di conferma» che confermare qualcosa che non è arrivato a destinazione. Ogni tentativo resta nel log.
05Quanto costa e quanto tempo serve?
Non ho un listino: il costo dipende da quante regole commerciali vanno riprodotte, da quanto è pulito il catalogo nel gestionale e da cosa il gestionale espone. Come stima indicativa e non come impegno, fra le 6 e le 12 settimane dall'analisi al portale in mano ai primi rivenditori. Dopo l'analisi ti do un numero fisso per il progetto, non una tariffa oraria aperta.
06Il mio catalogo nel gestionale è disordinato. È un problema?
È il problema più frequente, e va affrontato prima: un portale mostra al cliente esattamente il disordine che c'è nei dati. In analisi si stabilisce il minimo indispensabile da sistemare per partire — di solito codici, unità di misura e articoli non più validi — e cosa si può rimandare. La bonifica completa dello storico è un lavoro a sé e te lo dico prima, non a progetto avviato.
07Gli agenti possono ordinare per i clienti?
Sì, ed è una delle funzioni che vengono usate di più. L'agente accede con la propria utenza, sceglie fra i clienti che gli sono assegnati e opera con il listino e le condizioni di quel cliente. Lo storico resta separato per cliente, così il rivenditore vede i propri ordini indipendentemente da chi li ha inseriti.
07 / Correlate
Dove continuare
Pagine collegate a questa
Un portale è software su misura costruito per i tuoi rivenditori, e poggia sempre su un'integrazione. Se il tuo problema è più a monte, parti da qui.
08 / Contatto
Mezz'ora, senza preventivo automatico
Raccontami come ordinano oggi i tuoi rivenditori
Facciamo mezz'ora: mi dici come arrivano gli ordini oggi, quante persone li lavorano e quali regole commerciali esistono davvero. Io ti dico se un portale ha senso nel tuo caso, cosa serve dal tuo gestionale e con quale ordine di grandezza di spesa. Se non ha senso, te lo dico subito.
Oppure scrivimi: rispondo io, di solito entro un giorno lavorativo.
Tutti i dati di contattoCome funziona la chiamata
- Durata
- 30 minuti, in videochiamata o al telefono.
- Chi c'è
- Io. Nessun commerciale, nessun passaggio di consegne.
- Cosa serve
- Sapere quanti rivenditori hai, come ordinano oggi e quale gestionale usi.
- Cosa esce
- Un parere onesto sulla fattibilità, sulle regole da riprodurre e sull'ordine di grandezza.