Come chiedere un preventivo per un software su misura

La colonna di destra è più lunga da scrivere e produce preventivi migliori per una ragione precisa: contiene i numeri. Quaranta ordini al giorno e quattrocento sono due progetti diversi; dodici agenti e centoventi anche. Un fornitore che legge la colonna di sinistra deve indovinare quella scala, e indovina verso l'alto — perché un preventivo sottodimensionato gli costa più di uno perso.

La seconda ragione è che la colonna di destra lascia aperta la soluzione. La riga sui grafici delle vendite, scritta come problema, rivela che serve un rapporto settimanale: e un rapporto settimanale che arriva per mail il lunedì mattina costa una frazione di un cruscotto, viene letto di più e non richiede a nessuno di entrare in un sistema. Chi ha scritto «cruscotto con grafici» non riceverà mai quella proposta, perché nessun fornitore risponde a una richiesta con «non è quello che vi serve» — o meglio, chi lo fa perde la gara contro chi ha quotato il cruscotto.

Questo non significa non avere idee su come dovrebbe funzionare: significa metterle in una sezione a parte, dichiarata come «cosa avevamo immaginato noi», dove un fornitore può discuterla senza contraddire il capitolato.

Il ragionamento contrario è questo. Un fornitore che non conosce il budget deve decidere da solo quanto progetto proporre, e sceglie la scala che gli sembra sensata: uno propone un intervento da trentamila, un altro da centoventi. A quel punto hai tre offerte che non parlano della stessa cosa, e il confronto è impossibile per costruzione — non perché qualcuno stia gonfiando, ma perché hanno risposto a tre domande diverse. Dichiarando un ordine di grandezza, tutti e tre progettano dentro quel perimetro, e la differenza fra le offerte torna a essere una differenza fra fornitori: cosa ci mettono dentro, come lo fanno, cosa lasciano fuori.

La forma che funziona non è un numero secco: è un intervallo con un vincolo. «Fra X e Y per la prima consegna, con l'obiettivo di rientrare entro due anni» dice tre cose insieme — quanto, in quanto tempo, e con che criterio verrà valutata la proposta. Un fornitore serio a quel punto ti dirà se dentro quell'intervallo il tuo elenco di indispensabili ci sta, e se non ci sta te lo dirà prima invece che a metà.

Il caso peggiore — il fornitore che quota esattamente il budget qualunque cosa serva — esiste, e si riconosce con le sette domande della sezione seguente, in particolare con quella su come si comporta il contratto quando il perimetro cambia. Vale la pena correre quel rischio: nascondere il budget non ti protegge da quel fornitore, ti protegge solo dall'informazione che ti serve per riconoscerlo.

È un file HTML che si apre con un doppio clic e si compila direttamente nel browser: quello che scrivi resta salvato lì, quindi si può chiudere e riprendere il giorno dopo. In fondo c'è un pulsante che apre la finestra di stampa già impostata per il PDF, che è la forma in cui il documento verrà effettivamente mandato via mail. Non c'è nessun modulo prima del download e nessun sistema che registri chi lo prende.

Le tre sezioni marcate decisive sono quelle di questa pagina: il problema con i numeri, i sistemi già in casa con i loro vincoli contrattuali, e il budget. Se hai poco tempo, compila solo quelle tre e manda il documento così: produrrà comunque preventivi molto più confrontabili di una mail descrittiva. Le altre sette servono a evitare le domande di ritorno, che sono la ragione per cui una gara si allunga di tre settimane.

Una cosa che vale la pena fare e che quasi nessuno fa: manda lo stesso documento anche al fornitore che hai già, se ce n'è uno. Non è una scortesia — è il modo di sapere se la proposta che ti farebbe è competitiva, e nella maggior parte dei casi il fornitore in carica ha un vantaggio informativo che gli permette di vincere onestamente. Se non lo usa, è un'informazione anche quella.