LAPI — Strumento gratuito
Questo è il documento che ti serve per ricevere preventivi confrontabili. Senza, ogni fornitore capirà una cosa diversa, ti manderà un numero costruito su ipotesi sue, e tu non avrai modo di confrontarli se non sul prezzo — che è l'unico criterio sbagliato per scegliere chi ti costruirà uno strumento che userai per otto anni.
Compilalo anche solo per metà: le parti che non sai riempire sono già un'informazione, e un fornitore serio partirà da quelle. Le sezioni contrassegnate con decisivo sono quelle che, se mancano, rendono il preventivo una stima a occhio.
Modello di LAPI — software su misura e integrazioni per imprese. Fano (PU), Italia — info@mrconsulenze.com — www.mrconsulenze.com
Se il referente e chi firma sono due persone diverse, scrivilo: è la prima causa di progetti che si fermano a metà per settimane in attesa di una decisione.
Descrivi il problema senza nominare la soluzione. Non «ci serve un gestionale commesse», ma «non sappiamo quanto è costata una commessa finché non è chiusa da quarantacinque giorni».
L'ultima domanda sembra retorica e non lo è: la risposta dice al fornitore qual è la scadenza vera del progetto, che quasi mai è quella dichiarata.
Una riga per ogni tipo di utente. I dettagli su dove e come si usa non sono un contorno: decidono l'interfaccia più di qualunque elenco di funzioni.
| Ruolo | Quanti | Dove lavora | Da che dispositivo | Cosa deve poter fare | Cosa NON deve poter fare |
|---|---|---|---|---|---|
| es. Tecnico in cantiere | 40 | Cantiere, spesso senza rete | Telefono personale | Registrare ore e materiali | Vedere i costi |
| Sistema | Fornitore | In azienda o in cloud | Ha API o export? | Contratto di manutenzione attivo? |
|---|---|---|---|---|
| es. Gestionale contabile | Nome del fornitore | Server in azienda | Solo export in un file | Sì, con canone annuo |
Il fornitore del gestionale è una dipendenza esterna del tuo progetto. La sua disponibilità va accertata prima della firma e messa nel piano con una data.
Il gruppo «senza questo non parte» dovrebbe contenere al massimo cinque voci: se ne contiene quindici, non hai ancora scelto, e il preventivo che riceverai sarà quello di un progetto da un anno.
Scriverlo vale quanto le tre liste sopra.
Nella mia esperienza la bonifica dei dati è la voce più sottostimata di ogni preventivo, sia da chi compra sia da chi vende. Se non c'è una voce dedicata, il costo non è sparito: è nascosto in una riga di sviluppo che sforerà.
L'ultima domanda è quella che i fornitori non fanno mai e che determina il ritardo più frequente. Un progetto ha bisogno di decisioni: se chi le prende ha due ore a settimana, il progetto durerà quanto quelle due ore consentono.
Scrivi una fascia. Non è una debolezza negoziale: è l'unico modo per ricevere una proposta dimensionata su di te invece che sull'immaginazione del fornitore.
Segna quello che deve essere compreso nell'offerta. Se un fornitore esclude una di queste voci, deve dirlo prima, non dopo.
Dichiaralo: i fornitori scriveranno proposte migliori e tu avrai un metodo invece di un'impressione. Assegna un peso a ogni criterio — una percentuale, o un voto da 1 a 5.
| Criterio | Peso |
|---|
Le stesse a tutti, e le risposte messe una accanto all'altra. È qui che le differenze vere vengono fuori, molto più che dal totale in fondo al preventivo. Questa parte non si compila: si porta in riunione.